Come comunicare i feedback negativi all’interno di un team

Gestire un team di lavoro implica diversi aspetti: coordinare individui con competenze, personalità e prospettive diverse richiede abilità di leadership e una profonda comprensione delle dinamiche di gruppo. È importante garantire una comunicazione efficace all’interno del team: la chiarezza nel trasmettere informazioni, obiettivi e aspettative è fondamentale per evitare fraintendimenti e promuovere un ambiente di lavoro coeso e sereno.

Il feedback, in particolare, è uno strumento cruciale per lo sviluppo individuale e collettivo. Attraverso un ritorno chiaro e orientato agli obiettivi, i membri del team possono comprendere l’efficacia delle loro prestazioni, identificare aree di miglioramento e rafforzare i loro punti di forza. Il feedback ha un ruolo fondamentale nel promuovere il miglioramento continuo e contribuisce alla creazione di un luogo lavorativo in cui le singole persone si sentono coinvolte, valorizzate e motivate a migliorare le loro performance. I feedback permettono di correggere comportamenti e attitudini, sbloccano il potenziale della persona e la fanno sentire apprezzata.

La gestione efficace del team richiede quindi la capacità di dare feedback in modo costruttivo, incoraggiando il continuo apprendimento e la crescita professionale. Se l’importanza di fornire feedback positivi non deve essere mai sottovalutata e trascurata, cosa fare quando il feedback è negativo?

Valutare l’azione, non la persona

Spesso si ha però paura del feedback negativo, il quale viene spesso collegato ad un giudizio rivolto alla persona, portando a pensare che possa creare un clima teso. In realtà occorre soffermarsi sul vero significato della parola feedback. La traduzione dal termine inglese è “retroazione”, si riferisce quindi all’effetto di un’azione, su colui che l’ha provocato e sul sistema che lo circonda. Nelle relazioni si traduce in un processo comunicativo teso all’individuazione oggettiva di un comportamento, al fine di cambiare o rinforzare il comportamento stesso.

Il focus del processo del feedback è sull’azione, sul comportamento scorretto o non efficace messi in atto dalla persona, mai sulla persona stessa.

È fondamentale soffermarsi sulla differenza tra giudizio e valutazione: il primo implica basarsi sulle proprie emozioni e convinzioni sull’altra persona, la seconda chiama invece l’osservazione e la raccolta di dati oggettivi, legati a uno specifico comportamento.

Per fare un esempio pratico, per evitare di correre il rischio di giudicare solo l’interlocutore è importante prestare attenzione a non criticare il modo di essere o le caratteristiche di una persona, questo la porterebbe a mettersi sulla difensiva e non accogliere le indicazioni di un possibile miglioramento.

Feedback negativi: qualche consiglio

Affinché il feedback negativo sia costruttivo, è importante che venga formulato in modo chiaro, prestando attenzione ad alcuni accorgimenti. Ecco qualche consiglio utile:

• • scegliere il momento giusto: nulla vieta di attendere un po’ e lasciare passare qualche tempo tra l’azione e il feedback di valutazione, per evitare di agire sull’onda dell’emotività;
    
  • fare attenzione al contenuto del feedback: focalizzarsi sui comportamenti e non sulla persona, usando informazioni oggettive osservate;
    
  • prestare attenzione alla “forma” del feedback: non generalizzare ma cercare di essere specifici e precisi;
    
  • valutare se è il caso di fare delle domande per permettere al collaboratore di riflettere e mettere in discussione da solo il suo operato;
    
  • evidenziare le conseguenze del comportamento messo in atto;
    
  • condividere un’azione di miglioramento.

La tecnica del “sandwich”

Nel formulare un feedback negativo si può utilizzare la cosiddetta tecnica del “sandwich”, la quale segue una sequenza precisa, come quella di un panino: pane – farcitura – pane, che diventano positivo – negativo – positivo.

1. Iniziare sempre con un contenuto positivo (pane). Fare un’introduzione morbida (come il pane), esplicitando situazioni/compiti in cui il collaboratore è stato efficace. È importante far comprendere che il giudizio parte sempre da un aspetto positivo che va riconosciuto. Un buon inizio può essere: “Mi sei piaciuto molto quando hai fatto…”. Anche in questa fase è importante non essere mai generali ma indicare punti precisi e possibilmente esplicitare anche la ragione per cui è utile iniziare la conversazione sottolineando questi aspetti.
   
2. Il secondo strato del panino invece contiene la parte più consistente, la farcitura, ovvero il feedback negativo. Questo deve avere sempre un obiettivo costruttivo, per la crescita del collaboratore e per il suo miglioramento. Lo ribadiamo, è bene ricordare di separare il feedback negativo dalla persona, non attaccandola ma commentando un comportamento sbagliato. Essendo la farcitura la parte più nutritiva, è importante fornire spunti di riflessione in modo ricco e corposo, soffermandosi anche sui dettagli su come poter migliorare, al fine di rendere costruttivo il feedback.
   
3. Il terzo strato è ancora costituito dal pane. È preferibile concludere sempre con un’affermazione positiva, raccontando – per esempio – come, seguendo i suggerimenti emersi dal confronto, il collaboratore riuscirà a migliorare e a raggiungere con più soddisfazione i propri obiettivi.  

Ricordiamo infine che, affinché i feedback negativi (come quelli positivi) siano efficaci, è importante che non vengano usati come modalità occasionale di comunicazione, ma siano inseriti in processi più ampi di valutazione delle performance.

Scritto da Alice di InfoJobs Lab.