Come gestire le dimissioni volontarie nella tua azienda

Gestire la fine di un rapporto di lavoro non è mai un passaggio semplice per un’impresa. Abbiamo già spiegato, in generale, quali sono le regole per dare le dimissioni in modo corretto.
Questa volta ci focalizziamo sulla gestione delle dimissioni volontarie: possono arrivare inaspettatamente o dopo un percorso già segnato, ma in entrambi i casi richiedono attenzione, equilibrio e capacità di trasformare un momento delicato in un’occasione costruttiva.
Ebbene sì, perché capita che i nostri talenti ci abbandonino (e in questo articolo avevamo cercato di capire il perché). Affrontare questa situazione con il giusto approccio può diventare un momento di crescita per tutta l’organizzazione.

Come funziona la dimissione volontaria

La dimissione volontaria, per essere valida, deve rispettare la modalità prevista dal contratto: generalmente si richiede la forma scritta al datore di lavoro, anche se oggi le dimissioni devono essere trasmesse per via telematica tramite il portale dedicato del Ministero del Lavoro.
Dopo aver ricevuto la comunicazione da parte del lavoratore, il team HR deve attivarsi: deve provvedere a registrare la data di ricezione, attivare il calcolo del TFR e impostare la documentazione necessaria per la cessazione del rapporto, che include la comunicazione agli enti previdenziali e l’aggiornamento del Libro Unico del Lavoro.
È opportuno che vi sia una procedura interna che definisca tempistiche chiare per il completamento di questi passaggi, così da evitare ritardi o errori che potrebbero generare contenziosi e compromettere la reputazione aziendale.

Con le dimissioni volontarie si ha diritto al TFR?

Anche in caso di dimissioni volontarie, il dipendente mantiene il diritto al trattamento di fine rapporto (TFR). Il TFR, maturato durante l’intero periodo di servizio, deve essere corrisposto al momento dell’interruzione del rapporto. Il calcolo si basa sulle retribuzioni percepite, comprensive di variabili contrattuali come premi, indennità e mensilità aggiuntive.

Comprendere le dimissioni

Le dimissioni volontarie non sono spesso un evento casuale, ma piuttosto l’esito di una serie di fattori legati al clima aziendale, alla gestione delle carriere, alla qualità della leadership.

Dietro ogni lettera di dimissioni c’è una storia, spesso complessa. Capire le motivazioni e ascoltare il punto di vista di chi lascia può aiutare a migliorare l’ambiente di lavoro e prevenire altri addii. Una gestione delle dimissioni volontarie che tenga conto degli aspetti emotivi, relazionali e professionali del dipendente può trasformare un momento di separazione in un prezioso feedback per l’azienda.

Le exit interview, se condotte in modo aperto e non giudicante, possono diventare uno strumento prezioso. Ma anche senza formalità, un confronto umano, sincero, può fare la differenza. 

Prevenire è sempre meglio che rincorrere

Spesso le dimissioni arrivano dopo segnali non colti: insoddisfazione, mancanza di crescita, difficoltà relazionali, dipendenti in burnout. Per questo è importante avere un dialogo costante con i propri collaboratori. 

Non serve aspettare l’annuale colloquio di performance per capire se qualcuno si sente poco valorizzato. Creare uno spazio di ascolto regolare aiuta a intercettare criticità e agire per tempo, magari evitando che qualcuno valido scelga di andarsene.

Oppure è consigliabile dotarsi di sistemi di monitoraggio costante della soddisfazione dei collaboratori, che includano sondaggi anonimi, momenti di confronto regolari, strumenti di analisi del clima e percorsi di carriera chiari. 

Intervenire preventivamente sulle cause di insoddisfazione può ridurre significativamente il turnover, favorire la retention e contenere i costi legati alla sostituzione del personale e alla perdita di competenze.

L’impatto delle dimissioni volontarie sull’azienda

Il periodo successivo alla comunicazione delle dimissioni volontarie rappresenta un momento strategico per le Risorse umane, a partire dal preavviso – che può variare a seconda del contratto – fino alla gestione operativa del passaggio di consegne. 

È opportuno valutare la pianificazione dell’uscita, definire eventuali periodi di preavviso e gestire le deleghe, i progetti in corso e le responsabilità critiche: è fondamentale avere una procedura chiara e condivisa.

Serve tempo per trovare un sostituto, formarlo e garantire la continuità nei progetti. Ecco perché serve una regia HR attenta, capace di pianificare e coinvolgere le persone giuste nei tempi giusti.

Un’opportunità per la cultura aziendale

Anche un momento di uscita può rafforzare la cultura aziendale. Un ex collaboratore che se ne va con un buon ricordo dell’azienda sarà il primo a parlarne bene, magari anche a tornare in futuro. Chi lascia l’azienda porta con sé esperienza, conoscenza e anche opinioni che, se raccolte con intelligenza, possono essere uno stimolo per migliorare.

Le dimissioni volontarie fanno parte del ciclo naturale di ogni organizzazione. Non si possono evitare, ma si possono gestire bene. E quando accade, l’obiettivo dovrebbe essere quello di salutarsi con rispetto, professionalità e – perché no – anche un po’ di gratitudine reciproca. Perché ogni percorso condiviso, se ben gestito, lascia qualcosa di buono. Anche quando si arriva al capolinea.