Whistleblowing, i nuovi obblighi per le imprese

Dal 17 dicembre 2023 la Direttiva UE sul Whistleblowing impone alle aziende con sede o filiali nell’UE e con più di 50 dipendenti di predisporre un canale interno per la segnalazione di condotte illecite.

Cosa è il whistleblowing?

Con il termine whistleblowing s’intende la rivelazione spontanea da parte di una persona, detta “segnalante” (in inglese “whistleblower”) di un illecito o di un’irregolarità commessa all’interno dell’ente o dell’azienda per cui lavora, del quale sia stata testimone nell’esercizio delle proprie funzioni. Nel posto di lavoro, il segnalante spesso è un dipendente ma può essere anche una terza parte, come un cliente e un fornitore.

Cosa dice la normativa

La Direttiva UE sul Whistleblowing a protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione all’interno di un’organizzazione pubblica o privata, incoraggia e sostiene coloro che desiderano segnalare fatti illeciti e far emergere la verità, proteggendo la loro identità e prevenendo possibili ritorsioni.

L’obiettivo primario della Direttiva, entrata in vigore il 16 dicembre 2019 e recepita dall’Italia nel 2023, è far sì che tutti gli Stati membri dell’Unione Europea seguano le stesse norme poste a garanzia dei “segnalatori”, tra cui rientra l’obbligo di creazione, per i soggetti interessati dalla normativa, di canali di segnalazione sicuri che consentano di effettuare le segnalazioni mantenendo la massima riservatezza.

Whisteblowing, cosa riguardano le segnalazioni

Le segnalazioni possono riguardare comportamenti, azioni o anche mancanze che pregiudicano l’interesse pubblico o l’integrità dell’organizzazione o dell’ente. Per esempio, comportamenti irregolari di natura amministrativa o contabile, o comportamenti che coinvolgono aspetti civili o penali. Come suggerisce un documento pubblicato dall’Agenzia delle Entrate, possono rientrare nelle segnalazioni anche le irregolarità nell’attestazione delle presenze in ufficio, l’autorizzazione e liquidazione indebita di spese relative al personale, sprechi, favoritismi, false dichiarazioni, o la violazione delle norme ambientali e di sicurezza sul lavoro.
Va tenuto in considerazione che il whistleblowing si riferisce a violazioni di una legge o regolamento, a una minaccia di un interesse pubblico come in caso di corruzione e frode e/o a gravi e specifiche situazioni, e va distinto da una qualunque “lamentela” o dalle contestazioni legate a un interesse di carattere personale.

Cosa è cambiato dal 17 dicembre 2023

Il 17 dicembre 2023 è entrata in vigore la nuova disciplina in materia di Whistleblowing che amplia il raggio di applicazione delle forme di tutela, coinvolgendo tutti gli enti privati che, nell’ultimo anno, abbiano impiegato più di 50 lavoratori e i soggetti che, indipendentemente dal numero di dipendenti, abbiano adottato i modelli di organizzazione e gestione previsti dalla legge n. 231 (responsabilità enti e società). 

Si estende inoltre l’ambito delle segnalazioni a tutte le condotte illecite aventi natura amministrativa, contabile, civile o penale, lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

L’obiettivo è far sì che tutti possano segnalare, in modo sicuro e confidenziale, informazioni su attività illecite o comportamenti non etici all’interno di un’organizzazione, tutelando i lavoratori e mantenendo un ambiente di lavoro sereno. Le aziende italiane, pubbliche e private con più di 50 dipendenti, sono quindi chiamate a dotarsi di sistemi di segnalazioni in linea con i requisiti previsti dalla nuova normativa e rivedere i propri processi interni.

I nuovi obblighi per le aziende

In passato, il modo maggiormente diffuso (e spesso anche l’unico) per effettuare una segnalazione era quello della casella e-mail. Questo canale, però, non consente di tutelare la riservatezza dei dati personali e delle informazioni condivise.

L’obbligo per i datori di lavoro pubblici e privati di aziende con più di 250 dipendenti è quello di dotarsi di una piattaforma informatica di segnalazione, che protegga la riservatezza dell’identità e i dati personali di chi denuncia le condotte illecite rientranti nel campo di applicazione della norma. Il trattamento dei dati e la documentazione legata alle segnalazioni dovranno essere gestite nel rispetto del GDPR.

La nuova protezione, prevista dal Decreto Legislativo 24/2023 in aderenza alle normative dell’Unione Europea, consiste nell’assicurare la confidenzialità dell’identità del segnalante (whistleblower), delle persone coinvolte e di quelle menzionate nella denuncia, oltre che i dettagli relativi al contenuto della segnalazione e la documentazione ad essa associata, in modo che tutto rimanga anonimo.