Picchi di lavoro: come gestire il personale

Ogni azienda, prima o poi, ci passa. Il carico di lavoro aumenta all’improvviso, il telefono squilla di continuo, le richieste si moltiplicano e il team interno arranca. È quello che chiamiamo picco di lavoro, un periodo in cui la domanda supera ampiamente la capacità operativa ordinaria.

Succede ciclicamente in tanti settori: nella logistica sotto Natale, nell’agroalimentare in periodo di raccolta, nel retail tra saldi e Black Friday. Ma può anche capitare senza preavviso, a causa di un ordine imprevisto, un nuovo cliente, un’emergenza globale o un’opportunità che non si può perdere.

In qualunque forma si presenti, il picco va gestito. E no, non basta “rimboccarsi le maniche”. Serve strategia.

Picchi prevedibili e picchi imprevisti: non tutti i carichi extra sono uguali

Esistono due tipi di picchi di lavoro.

• Preventivabili: quelli che conosciamo e possiamo pianificare. Pensiamo alle festività, alle vendite stagionali, ai grandi eventi aziendali. In questi casi, si può giocare d’anticipo. Pensiamo per esempio alle stagioni ad esempio sotto Natale per la logistica e la GDO, l’estate per il mondo ho.re.ca., i mesi di raccolta per il settore dell’agricoltura, i saldi per chi è occupato nell’ambito del retail, e così via.
• Imprevisti: sono quelli che colgono di sorpresa. Una nuova commessa urgente, una richiesta last minute da un cliente importante, oppure situazioni esterne come problemi nella supply chain (si pensi a quelli che si sono verificati negli ultimi anni a causa della pandemia o delle tensioni geo politiche).

Entrambi mettono sotto pressione l’organizzazione, ma il secondo tipo ha una variabile in più: l’incertezza. E lì serve ancora più elasticità mentale, oltre che operativa.

Dati, previsioni, persone: la formula per una pianificazione efficace

Il primo alleato di una gestione intelligente dei picchi è sempre lo stesso: l’analisi dei dati.

Chi ha una storicità operativa sa che ogni picco lascia delle tracce: nei dati di vendita, nei turni di straordinario, nei feedback dei clienti, nei giorni di malattia dei dipendenti.

Queste informazioni vanno raccolte, analizzate e usate per fare previsioni. Ma attenzione: la pianificazione non si limita ai numeri. Bisogna anche conoscere il team interno, capire quali competenze sono già presenti e quali mancano, e stimare il tempo necessario per formare nuovi ingressi.

Personale flessibile: una risorsa strategica

Per affrontare i picchi non sempre serve assumere a tempo pieno. In molti casi, la soluzione migliore è ricorrere a personale flessibile o stagionale. Ma con attenzione.

Alcuni ruoli richiedono competenze specifiche e continuità. Altri possono essere affidati a profili meno tecnici, ma affidabili. L’importante è sapere prima:

• Chi serve davvero
• Quanto tempo servirà per renderlo produttivo
• Quali ruoli sono “core” e quali “di supporto”

Una gestione equilibrata del mix tra personale stabile e temporaneo consente di mantenere la produttività senza gravare troppo sul budget.

Le assunzioni legate ai picchi hanno una natura diversa da quelle ordinarie. Tempi ristretti, alta rotazione, necessità immediate.

In questi casi è utile:

• Semplificare il processo di selezione
• Puntare su competenze trasversali e soft skill (flessibilità, affidabilità, velocità di apprendimento)

E se il budget lo consente, pensare anche a percorsi formativi brevi prima dell’assunzione: una risorsa formata prima di entrare in produzione è già un passo avanti e questo consente di ridurre i tempi di onboarding.

L’inserimento di nuove risorse in tempi di picco, infatti, è sempre delicato. Ogni nuovo assunto ha bisogno di tempo per ambientarsi, imparare e diventare produttivo. E ogni ora di affiancamento è un’ora sottratta al lavoro dei tutor.

Per ridurre il cosiddetto collo di bottiglia dell’onboarding, una buona strategia è formare i nuovi ingressi prima ancora che inizino. Parliamo di corsi pre-missione, tour virtuali dell’azienda, video tutorial, esercitazioni pratiche, onboarding da remoto.

La comunicazione interna: raccontare il picco, non nasconderlo

Uno degli errori più comuni durante un picco di lavoro è non comunicare con chiarezza al team interno. Invece, è fondamentale informare tutti della situazione: perché c’è un carico extra, quanto durerà, cosa si sta facendo per gestirlo.

Spiegare, coinvolgere, rassicurare. Non servono comunicati ufficiali o town hall: anche una mail ben scritta o un incontro informale possono fare la differenza. E magari organizzare un piccolo momento di svago, anche solo un aperitivo in azienda, può aiutare a tenere alto il morale e a creare engagement in un momento stressante

Insomma, i picchi di lavoro non sempre sono evitabili, ma sono gestibili, se si parte dai dati, si conoscono le persone, si pianifica bene e si comunica con intelligenza. Un’organizzazione flessibile, informata e umana ha tutte le carte per affrontarli senza farsi travolgere.