Dimissioni online: come gestirle e cosa dice la normativa

Le dimissioni online sono ormai parte della quotidianità per chi gestisce persone in azienda. Dal 2016, grazie alla riforma introdotta con il Jobs Act (D.Lgs. 151/2015), il tradizionale foglio firmato e consegnato a mano è stato sostituito da una procedura digitale, pensata per tutelare maggiormente i lavoratori ed evitare dimissioni “estorte” o non volontarie.

Abbiamo già parlato di come si debbano dare le dimissioni in modo corretto e di come gestire le dimissioni volontarie in azienda. Ma cosa significa, nello specifico, dover gestire le dimissioni in formato digitale? Quali sono i passaggi da conoscere, i rischi da evitare e le buone prassi per affrontare tutto con serenità?

Perché le dimissioni sono solo online?

Partiamo dal contesto normativo. Dal 12 marzo 2016, le dimissioni volontarie devono obbligatoriamente essere trasmesse in modalità telematica tramite una piattaforma messa a disposizione dal Ministero del Lavoro. Una volta effettuato l’accesso, il lavoratore deve compilare il modulo digitale con i dettagli del proprio contratto e indicare la data dell’ultima giornata lavorativa. Al termine della compilazione, la richiesta sarà inviata automaticamente al datore di lavoro, che riceverà la notifica in tempo reale.

L’obiettivo è chiaro: prevenire fenomeni di abuso, come le cosiddette “dimissioni in bianco”, ovvero la firma di moduli di dimissioni precompilati al momento dell’assunzione, spesso usati in modo ricattatorio.

Questa novità ha segnato una svolta nella gestione del rapporto di lavoro: ha semplificato il processo per il lavoratore, ma ha anche introdotto nuove sfide per le aziende, soprattutto in termini di comunicazione interna, gestione delle tempistiche e aggiornamento delle pratiche HR.

Come si gestiscono le dimissioni online

Il punto più importante da tenere a mente? Le dimissioni online non passano più per l’ufficio Risorse Umane, almeno non in modo diretto. Il lavoratore, infatti, deve compilarle in autonomia attraverso il portale o affidarsi a un intermediario abilitato, come un patronato, un consulente del lavoro o un sindacato.

Nel concreto, ecco cosa succede:

• Il dipendente accede al portale dedicato con SPID o CIE.
• Compila il modulo indicando i dati del rapporto di lavoro, la data prevista per la cessazione e altri dettagli.
• Una volta inviate, le dimissioni arrivano automaticamente anche al datore di lavoro tramite PEC.

Per l’azienda, quindi, non si tratta tanto di “accettare” le dimissioni, quanto di prenderne atto. Tuttavia, è fondamentale che l’HR sia pronta a reagire con rapidità: la decorrenza può essere immediata (rispettando il preavviso) e ogni giorno può fare la differenza in termini di riorganizzazione interna.

I rischi da evitare (e come prevenirli)

Una delle criticità principali riguarda la mancata comunicazione interna. Può capitare, infatti, che un dipendente invii le dimissioni online senza preavviso verbale. L’azienda se ne accorge solo con l’arrivo della notifica PEC. Un vero e proprio fulmine a ciel sereno, soprattutto in contesti piccoli o con ruoli difficilmente sostituibili.

Per evitare situazioni spiacevoli, è buona norma:

• Favorire un clima aziendale trasparente, dove i lavoratori si sentano liberi di anticipare le proprie intenzioni.
• Formare i manager sul tema, così che sappiano come comportarsi in caso di segnalazioni informali.
• Tenere aggiornati i dati anagrafici in piattaforma e nella documentazione interna, così da ricevere le notifiche correttamente e senza ritardi.

Un altro punto critico riguarda il preavviso: anche se la procedura è digitale, le regole su tempi e modalità restano quelle previste dal contratto collettivo applicato. Se il lavoratore non rispetta il periodo minimo, può incorrere in una trattenuta in busta paga.

E se il dipendente cambia idea?

Anche in questo caso, tutto si gioca online. Il dipendente può revocare le dimissioni entro 7 giorni dall’invio, sempre tramite la piattaforma Cliclavoro. Una volta trascorso il termine, però, non c’è modo di tornare indietro se non con un nuovo contratto.

Per le aziende è importante tenere monitorato questo aspetto, soprattutto nei casi in cui la risorsa sia strategica o difficile da sostituire. Spesso un confronto tempestivo, anche informale, può essere determinante per comprendere le motivazioni della scelta e – magari – trovare un punto d’incontro.

Il ruolo dell’HR: da controllore a facilitatore

In un mondo dove anche le dimissioni sono diventate digitali, il ruolo del reparto Risorse Umane cambia pelle. Non si tratta più solo di gestire pratiche, ma di saper leggere i segnali, prevenire i problemi, creare cultura aziendale.

Un HR moderno sa che dietro a una dimissione online può nascondersi un’esigenza personale, una frustrazione non ascoltata, o semplicemente il bisogno di crescita. Ignorare il fenomeno o trattarlo come una seccatura amministrativa è un errore strategico.

Al contrario, ogni dimissione può diventare un’occasione per fare un check sul clima aziendale, sui percorsi di carriera, sulle policy interne. Con un approccio empatico, proattivo e data-driven, le uscite possono essere gestite in modo meno traumatico per tutti.

Gestire bene le dimissioni dei dipendenti significa anticipare i bisogni, restare aggiornati, ma soprattutto non dimenticare che, anche se il processo è telematico, dietro ogni clic c’è una persona con un percorso e delle emozioni. E che ogni addio – se gestito bene – può lasciare la porta aperta a un ritorno.