Chi paga le spese per lo smart working?

Lo smart working, o lavoro agile, ha rapidamente trasformato il modo in cui le aziende operano e i dipendenti gestiscono le loro attività lavorative.

C’è chi lo odia e chi lo ama: in ogni caso, se prima era una modalità di lavoro “rara” o eccezionale, oggi è diventata una realtà consolidata, con sempre più aziende che offrono la possibilità di lavorare da remoto. E da più voci è stato dimostrato che questa modalità faccia bene a tutti, lavoratori e imprese. Ma c’è una domanda cruciale che molti imprenditori e responsabili d’azienda si pongono: chi deve sostenere le spese per lo smart working? Attrezzature (dalla sedia ergonomica a gli strumenti tecnologici), bollette energetiche, di luce e gas per il riscaldamento, connettività Internet, costi dell’affitto… se da un lato lavorare da casa fa risparmiare i costi di benzina e mezzi di trasporto, dall’altro fa lievitare altre voci di spesa.

Alcuni datori di lavoro riconoscono queste esigenze e cercano di coprire, in tutto o in parte, i costi aggiuntivi, evitando così che ricadano per intero sui dipendenti.

Dall’altro lato, la normativa ha introdotto alcune agevolazioni fiscali e esenzioni, che sono state rafforzate rispetto al passato proprio per far fronte alla crisi energetica.

I fringe benefit anche per le bollette

Per il 2024 i fringe benefits, che non concorrono a formare reddito da lavoro dipendente, possono essere utilizzati per le spese di casa.

Le somme erogate o rimborsate dai datori di lavoro (che per l’anno in corso sono state fissate a un massimo di 2.000 per i lavoratori con figli a carico, e fino a 1.000 euro per i dipendenti senza figli) potranno anche essere quindi utilizzate per il pagamento delle utenze domestiche di acqua, luce e gas.

La possibilità di utilizzare questa somma per il rimborso delle bollette è stata introdotta nel 2023 in seguito all’aumento dei costi energetici e al caro vita, e poi confermata anche dalla Legge di Bilancio 2024.

Ricordiamo che la scelta di erogare fringe benefit è a discrezione delle aziende: lo strumento è facoltativo, non obbligatorio.

Le aziende possono cogliere queste misure per sperimentare il welfare aziendale o come opportunità in ottica di conciliazione tra tempi di vita e di lavoro.

E i buoni pasto?

Chi lavora in smart working ha diritto ai buoni pasto? Anche in questo caso, non ci sono obblighi specifici: l’azienda è libera di decidere se erogare o meno i buoni pasto ai dipendenti. Se però i buoni pasto sono previsti, lo saranno anche in caso di lavoro agile.

In ogni caso, i ticket restano normalmente regolamentati, quindi le imprese hanno diritto alle consuete esenzioni fiscali, anche se i ticket sono rivolti a dipendenti in smart working.

Il lavoro da remoto non cambia le regole: il regime fiscale agevolato si applica senza tener conto della modalità di lavoro, considerando che non sono previste limitazioni normative in merito. I buoni pasto possono essere riconosciuti ai lavoratori a tempo pieno o parziale, anche quando l’orario di lavoro non prevede una pausa per il pranzo.

Rimborsi e buoni acquisto a discrezione delle aziende

Alcune aziende hanno introdotto soluzioni per i propri dipendenti, come rimborsi per bollette, buoni acquisto per materiali da ufficio o supporti per l’acquisto di attrezzature tecnologiche necessarie a lavorare in modo efficiente da remoto.

Altre hanno inserito nei contratti di lavoro un rimborso forfettario commisurato alle ore di lavoro giornaliere fatte in smart working, o un’indennità mensile omnicomprensiva delle varie voci di spese sostenute da aggiungere in busta paga alla normale retribuzione.

In ogni caso, la scelta del datore di lavoro di rimborsare le spese agli smart workers è consentita, ma non è obbligata. Rimborsare i dipendenti in smart working passa attraverso la contrattazione collettiva di categoria, oppure può essere contemplata nell’accordo individuale tra datore e lavoratore sulle modalità di svolgimento delle prestazioni in lavoro agile e da remoto.

Lavoratori soddisfatti per benefici a lungo termine

Sicuramente lo smart working ha portato con sé una serie di vantaggi, ma anche nuove sfide per le aziende, anche dal punto di vista della gestione dei costi. I bonus spesa, le spese deducibili e i rimborsi oggi sono strumenti essenziali per garantire che il lavoro da remoto sia sostenibile sia per i dipendenti che per le imprese.

Per le aziende, è cruciale definire politiche chiare in merito, considerando sia gli aspetti fiscali che quelli relativi al benessere dei lavoratori.

Risolvere efficacemente la questione dei costi dello smart working può non solo migliorare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti, ma anche offrire alle aziende un vantaggio competitivo nel lungo termine.

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