Smart working: le norme, gli obblighi e la gestione per le aziende

Il lavoro agile non è più un’“eccezione” da pandemia: è diventato una componente strutturale nelle strategie di molte aziende, PMI e grandi imprese. Ma tra entusiasmo e realtà, non mancano gli aspetti normativi, gli obblighi da rispettare e le sfide da governare.

Ecco come strutturare correttamente il lavoro in modalità agile, rispettando le regole italiane e proteggendo azienda e lavoratori.

Cosa dice la legge: i pilastri normativi dello smart working

La disciplina principale è contenuta nella Legge 22 maggio 2017, n. 81, che ha introdotto la modalità del lavoro agile come modalità del rapporto di lavoro subordinato. Secondo la legge:

• lo smart working dev’essere attivato mediante accordo individuale, che definisca modalità, strumenti, orari, durata dell’accordo e modalità di recesso. 
• non possono esserci vincoli di orario o luogo fissi, purché la prestazione obbedisca a fasi, cicli, obiettivi predeterminati. 
• è garantita la parità di trattamento rispetto ai colleghi in sede: stessi diritti economici e normativi, benefici, ferie, crescita professionale.
• l’azienda deve occuparsi della sicurezza: è responsabile del buon funzionamento degli strumenti tecnologici forniti, e il lavoratore è protetto anche per eventi che accadono fuori dai locali aziendali (infortuni, malattie professionali).
• deve esserci una periodicità minima di informativa sul rischio: azienda e lavoratore devono avere chiarezza sui rischi connessi.

Negli ultimi anni, si sono aggiunte modifiche e norme che hanno “riempito” gli spazi grigi:

• Dal 1° aprile 2024 è cessato il regime semplificato per l’attivazione dello smart working “automatico” per determinate categorie, e si è tornati alla disciplina ordinaria: occorre accordo scritto e comunicazione nei tempi stabiliti.
• Le priorità di accesso rimangono per lavoratori con figli minori, disabili, lavoratori fragili, caregiver, in linea con la Legge n. 81 e i successivi decreti.
• Le aziende devono comunicare l’attivazione dello smart working mediante il portale “Servizi Lavoro” entro 5 giorni dall’inizio dell’attività in modalità agile o dalla proroga.
• Il mancato rispetto degli obblighi può generare contenziosi, multe o sanzioni, ma anche danneggiare clima interno e credibilità aziendale.

Cosa deve fare l’azienda: gestione, procedure e responsabilità

Definire accordi individuali smart working

Ogni lavoratore interessato deve avere un accordo scritto che specifichi:

• modalità della prestazione (giorni da remoto, in presenza, rotazioni)
• strumenti forniti (PC, connessione, software, supporto IT)
• modalità di controllo, valutazione e reporting
• norme relative alla disconnessione (orari “off” da non oltrepassare)
• modalità di recesso (qualora una delle parti voglia tornare alla piena presenza)
• tempi e modalità per comunicazioni ufficiali allo Stato (tramite portale)

Senza questo accordo, non è legittimo lo smart working come modalità “automatica” o “decisa unilateralmente”.

Sicurezza, salute e responsabilità

Anche fuori dai locali aziendali, l’azienda deve garantire che gli strumenti siano appropriati e che il lavoratore riceva informazioni sui rischi generali e specifici. In caso di infortunio durante la prestazione agile, l’azienda risponde come per la prestazione in sede. 

Sul piano della privacy e del controllo dati, non si può abusare di strumenti invasivi. I controlli devono essere proporzionati, rispettare la normativa sulla protezione dei dati e non trasformare il lavoro agile in sorveglianza continua.

Orari, disconnessione e correttezza

La legge italiana mantiene i limiti legali per orari di lavoro e tempi di riposo: lo smart working non autorizza la deroga agli orari massimi giornalieri e settimanali. 

È inoltre  fondamentale introdurre soluzioni per garantire il diritto alla disconnessione: le piattaforme, le chat aziendali e le email non possono essere un’“estensione perenne” del lavoro.

Monitoraggio, valutazione e comunicazione interna

Il passaggio al lavoro agile non va improvvisato. Serve un piano di comunicazione interna, formazione dei manager (per gestire team da remoto) e definizione di indicatori di performance chiari.

La misurazione non deve essere orientata al valore: obiettivi, risultati e responsabilità sono la bussola.

Chi guida le risorse umane deve farsi promotore di una cultura del lavoro smart che eviti fraintendimenti: le regole interne (orari, modalità, coerenza) devono essere note e condivise.

Vantaggi e rischi: quello che ogni azienda deve bilanciare

Affidarsi allo smart working non è solo questione di normativa: è una scelta strategica che porta opportunità e rischi.

Vantaggi attesi includono:

• maggior attrattività nei confronti dei talenti
• migliore equilibrio vita-lavoro per i collaboratori
• efficienza operativa legata alla concentrazione, minori spostamenti e riduzione di assenti­ismo
• risparmio su spazi fisici e costi logistici

Ma esistono rischi da gestire:

• isolamento sociale e riduzione del senso di appartenza
• difficoltà a coordinare team ibridi (presenza + remoto)
• rischio di “lavoro sempre acceso”
• divisioni tra chi è in sede e chi lavora da casa (disparità percepite)
• errori o omissioni nell’applicare correttamente regole, che possono portare a contenziosi

Per minimizzare i rischi, è importante partire da una sperimentazione controllata, raccogliere feedback e adattare le regole interne in modo evolutivo.

Alcuni consigli pratici 

Lo smart working non può essere applicato “a forza” né considerato solo come un benefit. È, piuttosto, una modalità di lavoro che richiede cultura, rigore e rispetto delle norme. Per le aziende, il compito è duplice: da un lato, coniugare la flessibilità con la legalità; dall’altro, trasformare lo smart working in uno strumento che aumenta motivazione, efficienza e coesione interna.

Ecco alcuni suggerimenti per partire con il piede giusto:

1. Avviare un progetto pilota: coinvolgere pochi ruoli e team per testare modalità, strumenti, comunicazione.
2. Predisporre formazione specifica per manager e supervisori su leadership da remoto.
3. Monitorare e revisionare frequentemente le policy: ascolto dei collaboratori, addetti IT, sindacato.
4. Stabilire un protocollo di comunicazione chiara (calendari, strumenti, regole di base).
5. Integrare momenti in presenza per coesione, allineamento culturale, incontri faccia a faccia.

Chi riuscirà a impostare una struttura stabile, chiara e “smart” potrà trarre vantaggio competitivo sul fronte dell’attrazione e della retention dei talenti.