Certificati di malattia

In caso di malattia il lavoratore ha diritto alla conservazione del posto di lavoro ed a percepire una retribuzione o un’indennità economica pur in assenza della prestazione lavorativa. Diritti che sottostanno però all’adempimento di una serie di obblighi nei confronti del datore di lavoro, tra cui quello di avvisare, certificare lo stato di malattia e garantire la reperibilità in precise fasce orarie.

La gestione dei certificati di malattia è quindi un aspetto cruciale per le aziende e per chi si occupa di Risorse Umane, in quanto influisce non solo sulla corretta gestione delle assenze dei dipendenti, ma anche sul rispetto delle normative vigenti.

In questo articolo vediamo in sintesi quali sono gli aspetti che i datori di lavoro e le aziende devono considerare per gestire i certificati di malattia in modo efficace e conforme alle leggi.

Come funziona il certificato di malattia

Il funzionamento del certificato di malattia è relativamente semplice. Quando un lavoratore si sente male, ha un problema di salute e non è in grado di recarsi al lavoro, si rivolge al proprio medico curante, che redige un certificato attestante la condizione di inabilità temporanea. Il medico invia poi il certificato telematicamente all’INPS, che lo rende accessibile al datore di lavoro.

Il certificato deve includere informazioni specifiche, quali la diagnosi (che può essere indicata in modo generico per ragioni di privacy), la data di inizio e di fine della prognosi.

Se la malattia dovesse prolungarsi oltre il periodo inizialmente indicato, il lavoratore dovrà ottenere un nuovo certificato per prolungare l’assenza.

Certificato di malattia: è obbligatorio?

La risposta è sì: quando un dipendente si assenta dal lavoro per motivi di salute, è obbligato a presentare un certificato di malattia che attesti l’invalidità temporanea.

Il certificato va presentato anche in caso di assenza di un solo giorno dal luogo di lavoro e deve essere ricevuto dal datore di lavoro entro due giorni dall’inizio della malattia.

Questo documento può essere redatto da un medico dipendente del Servizio Sanitario Nazionale (come i medici ospedalieri) o da un medico convenzionato con il SSN (come i medici di medicina generale) e ha la funzione di giustificare l’assenza. Il medico invia il certificato per via telematica direttamente all’INPS, che potrà quindi calcolare la relativa indennità di malattia.

Per il datore di lavoro, il certificato è un elemento fondamentale per la gestione dell’assenza, in quanto consente di pianificare le attività aziendali e di avviare la pratica per l’indennità di malattia.

È importante che i datori di lavoro verifichino attentamente la validità dei certificati e le date di inizio e fine dell’assenza.

Il ruolo dell’INPS

L’Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (INPS) gioca un ruolo fondamentale nella gestione dei certificati di malattia. Il medico che redige il certificato è obbligato a trasmettere il documento telematicamente all’INPS, che lo rende disponibile sia al lavoratore sia al datore di lavoro. Una volta ricevuto il certificato, l’INPS verifica la correttezza formale dei dati e procede con la valutazione per l’erogazione dell’indennità di malattia.

Per il dipendente, l’indennità di malattia viene riconosciuta dall’INPS a partire dal quarto giorno di assenza, mentre i primi tre giorni sono coperti dal datore di lavoro attraverso la cosiddetta “carenza”. Le aziende devono quindi assicurarsi che tutte le procedure siano seguite correttamente per evitare sanzioni o problemi nella gestione degli indennizzi.

Da quale giorno inizia la malattia?

L’Inps, sulla base della normativa vigente, riconosce la prestazione di malattia ai lavoratori soltanto dal giorno di rilascio del certificato.

Il medico per legge non può giustificare giorni di assenza precedenti alla visita. Solo se si tratta di certificato redatto a seguito di visita domiciliare, l’Inps riconosce anche il giorno precedente alla redazione (solo se feriale), quando espressamente indicato dal medico. Il datore di lavoro potrebbe quindi ritenere il dipendente assente ingiustificato nei giorni non riconosciuti dall’Inps.

Il certificato di malattia telematico

Il certificato di malattia telematico è una modalità di trasmissione digitale del documento medico che attesta l’invalidità temporanea del lavoratore. Questa modalità è stata introdotta per semplificare il processo di gestione delle assenze, eliminando la necessità di presentare copie cartacee. Il medico trasmette il certificato direttamente all’INPS, e il dipendente riceve un numero di protocollo che può essere comunicato al datore di lavoro.

Per le aziende, il sistema telematico rappresenta un vantaggio significativo, in quanto riduce i tempi di attesa e facilita la consultazione dei certificati. Tuttavia, è necessario che responsabili delle risorse umane sappiano utilizzare in modo adeguato il sistema, per poter verificare tempestivamente le assenze.

In alternativa, c’è il certificato cartaceo: nonostante non rappresenti più la procedura legale, può essere ancora utilizzato in una serie di situazioni eccezionali previste dall’INPS.

Consultazione dei certificati di malattia

I datori di lavoro e i referenti delle risorse umane possono consultare i certificati di malattia trasmessi all’INPS attraverso il portale web dedicato. Per accedere a questa funzionalità, è necessario disporre delle credenziali di accesso (SPID, CIE o CNS). Una volta effettuato l’accesso, è possibile visualizzare i certificati relativi ai dipendenti, con dettagli su durata e diagnosi.

È essenziale che le aziende controllino regolarmente i certificati per assicurarsi che le informazioni siano corrette e che le assenze siano giustificate. In caso di incongruenze, il datore di lavoro può contattare l’INPS o il medico curante per chiarimenti.

Quanti giorni di malattia senza certificato medico?

Qual è il numero di giorni per i quali un dipendente può assentarsi senza presentare un certificato medico? La normativa italiana prevede che un certificato sia obbligatorio a partire dal primo giorno di malattia, salvo diversi accordi aziendali o contrattuali. In alcuni casi, i contratti collettivi nazionali del lavoro (CCNL) o le politiche interne delle aziende possono consentire un’assenza di uno o due giorni senza la presentazione del certificato.

È comunque raccomandabile che le aziende chiariscano in modo dettagliato ai propri dipendenti le regole, per evitare fraintendimenti o abusi.

Come vedere il certificato di malattia

I datori di lavoro possono visualizzare i certificati di malattia dei propri dipendenti accedendo al portale INPS, nella sezione dedicata alla gestione delle assenze. È possibile effettuare la ricerca utilizzando il numero di protocollo del certificato (il PUC) o i dati anagrafici del dipendente.

Le informazioni riguardanti il periodo di malattia verranno poi inviate al responsabile delle buste paga, che le utilizzerà per calcolare lo stipendio.

Per i dipendenti, è possibile verificare lo stato dei propri certificati accedendo al portale INPS con le proprie credenziali. Questo permette di controllare se il certificato è stato trasmesso correttamente e se tutte le informazioni sono corrette.

Ricordiamo che il datore di lavoro non è tenuto a conoscere la diagnosi. Per questo motivo, al posto del certificato di malattia completo, il datore di lavoro può ricevere o visionare tramite il portale dell’INPS un attestato di malattia, in cui la diagnosi non è esplicitata.

Il datore di lavoro non potrà effettuare accertamenti sulla malattia del dipendente, ma potrà richiedere un controllo all’INPS, tramite una visita fiscale, dal primo giorno di malattia.

Cosa succede se il lavoratore è trovato assente a visita medica di controllo domiciliare?

Le visite mediche di controllo possono essere disposte d’ufficio dall’Istituto o su richiesta dei datori di lavoro per i propri dipendenti. Il lavoratore dovrà quindi rispettare le fasce orarie di reperibilità per le visite mediche di controllo, anche nei giorni festivi, di sabato e domenica.

La disciplina delle visite mediche di controllo è, in parte, differenziata per i lavoratori del settore privato e quelli del settore pubblico (cambiano gli orari di reperibilità e i casi di esonero).

Un lavoratore che risulta assente in occasione della visita medica di controllo domiciliare sarà invitato a presentarsi a una visita ambulatoriale e dovrà presentare un giustificativo per l’assenza per non incorrere nelle sanzioni amministrative previste dalla legge e in eventuali azioni disciplinari da parte del datore di lavoro.

Un tassello importante nella gestione delle risorse umane

Una gestione trasparente e professionale dei certificati di malattia è fondamentale per le aziende: conoscere le normative vigenti, utilizzare correttamente i sistemi telematici e monitorare attentamente le assenze sono passaggi essenziali per garantire, da un lato, un’operatività aziendale efficiente e, dall’altro, per favorire il benessere del personale e assicurare una gestione conforme delle assenze per motivi di salute dei lavoratori.