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La comunicazione interna

Il ruolo di HR nei processi di comunicazione all'interno dell'azienda.

Quanto le aziende curano davvero la comunicazione all’interno dell’azienda e quindi verso le loro persone?
Quanto la comunicazione interna è importante nei momenti di cambiamento aziendale?
Quanto impatta la comunicazione interna sull’engagement delle persone in azienda?
Chi è l’attore numero uno della comunicazione interna in azienda?

Bastano solo queste domande a spiegare l’importanza e il coinvolgimento di HR nella comunicazione interna e l’importanza della stessa sulla ragion d’essere e sugli obiettivi di HR.
Infatti, ogni interazione tra due o più persone è comunicazione, ogni cosa detta o non detta, scritta o non scritta, ogni comportamento agito o non agito, in azienda è comunicazione interna.

 

E gli open space, le macchinette del caffè, i luoghi per fumatori, le mense e anche le toilette ne sono gli amplificatori, insieme alle bacheche, alle e-mail, alle riunioni e alle convention, ecc.

 

Certo, HR non può stare dietro a tutto.
In alcune aziende più strutturate esiste una funzione “Comunicazione” che può essere di grande aiuto e con la quale HR può lavorare in partnership, suggerendo, supervisionando, entrando nel merito, accelerando, “stoppando” diversi eventi, iniziative o contenuti da affiggere in bacheca, da inserire nella intranet o nei social interni.

 

Cosa può inoltre fare HR?
Può contribuire attivamente e concretamente a creare una cultura della comunicazione interna prevenendo gli effetti e le conseguenze in tal senso.
Ecco alcuni suggerimenti su come fare.

  • Nominare e assumere manager sensibili alla comunicazione e capaci di trasmetterla e diffonderla, attraverso i comportamenti innanzitutto, e poi prestando ascolto e attenzione.
  • Formare le persone a comunicare e quindi ad ascoltare, a sintonizzarsi con gli altri, a cogliere il punto di vista dell’altro, a trasmettere le informazioni importanti e utili, ad avere capacità di sintesi e allo stesso tempo chiarezza, ecc.
  • Intervenire nelle aree in cui la comunicazione scarseggia, sensibilizzando i manager e fornendo loro strumenti e modalità.
  • Verificare i contenuti della comunicazione che, a cascata, arriva a valle e intervenire in modo da rettificare o completare, attraverso i manager o personalmente.
  • Sollecitare l’azienda e i manager a sostenerla costantemente durante i momenti di difficoltà e cambiamento, facendo in modo di far comprendere alle persone il “perché”, il “cosa” e il “come” di alcune decisioni e trasformazioni.
  • Ascoltare costantemente le persone e i loro bisogni, attraverso i manager, le indagini sul clima, le interviste alle persone, ecc.
  • Verificare che in azienda tutti sappiano dove si sta andando e quali sono gli obiettivi da raggiungere, nonché il perché e il come ottenerli.
  • Identificare le riunioni e i comitati che funzionano e che hanno sono utili,  facendo eliminare o modificare quelli meno efficaci.
  • Contribuire a identificare i processi complessi, burocratici, poco efficaci e facendo in modo di semplificarli, digitalizzarli e renderli più trasversali.
  • Verificare la coerenza dei manager con i valori aziendali e quella tra le loro dichiarazioni e i loro comportamenti.
  • Prestare attenzione alla coerenza del messaggio trasmesso da tutti i processi HR e dai loro risultati: da ogni nuova assunzione, da ogni promozione, da ogni spostamento di una persona, da ogni riconoscimento retributivo, da ogni licenziamento, da ogni azione di riduzione del personale, ecc.

Una comunicazione matura significa una partnership forte tra chi si occupa di comunicazione interna istituzionale e chi si prende in carico la responsabilità di creare una cultura e la corresponsabilità degli effetti e delle conseguenze sulla comunicazione interna della maggior parte dei comportamenti e delle azioni svolte in azienda.  

Certo, i tempi sono proprio cambiati rispetto a quando HR si occupava soprattutto delle buste paga, della selezione e delle relazioni sindacali! O no?

 

In collaborazione con Antonio Messina, Presidente ed Executive Trainer & Consultant Hara Risorse Umane

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